PersonnelEen carrière op het gebied van administratief werk kan zeer veelzijdig zijn. Daarnaast kan je er ook veel voldoening uit halen om dit werk goed te doen. Maar of je nu aan de slag gaat als administratief assistent, officemanager, of executive assistant, er zijn bepaalde vaardigheden die je onder de knie moet hebben echt succesvol te worden in je werk. In dit artikel bespreken we zeven vaardigheden die essentieel zijn als jij aan een mooie loopbaan als administratief medewerker wil werken. Als je dan parttime vacatures in Alkmaar op administratief gebied tegenkomt, heb je al gelijk een voorsprong.
1. Computer- en softwarekennis
Als jij wil werken in een administratieve functie, dan is het heel belangrijk om meerdere softwareprogramma’s goed te beheersen. Microsoft Office Suite (met onder andere Word, Excel, PowerPoint en Outlook) is voor de meeste administratieve professionals in ieder geval een must. Maar daarnaast is het ook belangrijk om te kunnen werken met bijvoorbeeld Google Workspace, boekhoudsoftware als QuickBooks, of klantbeheersystemen als Salesforce. Laat je regelmatig bijscholen zodat je up-to-date blijft met wat er met de software allemaal mogelijk is. Er komen per slot van rekening regelmatig nieuwe versies van deze programma’s uit…
2. Typevaardigheid
Snel en accuraat kunnen typen is een basisvaardigheid voor administratieve professionals. Dit scheelt namelijk niet alleen tijd, je zorgt er zo ook voor dat je documenten en e-mails snel en efficiënt kunt verwerken. Online is heel wat informatie beschikbaar waarmee je jouw vaardigheden op dit gebied sterk kunt verbeteren.
3. Planning en tijdbeheer
Als administratief medewerker moet je vaak meerdere taken en projecten tegelijk beheren. Effectief plannen en prioriteiten stellen is hierbij heel belangrijk. Je kan hierbij allerhande tools en planners gebruiken, zoals Trello en Asana. Deze helpen jou om je deadlines te halen en efficiënt met taken om te gaan. Het ontwikkelen van een gestructureerde werkstijl, alsmede het bijhouden van dagelijkse takenlijsten, helpt jou je productiviteit aanzienlijk te verhogen. Vacatures in Hoorn parttime invullen wordt dan alleen maar makkelijker.
4. Archivering en documentbeheer
Het is cruciaal om gebruik te maken van een goed georganiseerd archiefsysteem. We hebben het dan zowel over fysieke als digitale documenten. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van de best practices op het gebied van documentbeheer. Dit omhelst onder andere het correct labelen en archiveren van bestanden, zodat belangrijke informatie snel en gemakkelijk terug te vinden is. Je kan hierbij gebruikmaken van een goed documentbeheersysteem.
5. Communicatieve vaardigheden
Dit is een belangrijk onderdeel, zowel schriftelijk als mondeling. Je moet als administratieve professional vaak brieven, e-mails en rapporten opstellen. Het is belangrijk om helder, professioneel en foutloos te kunnen schrijven. Hier kan je bijvoorbeeld een cursus zakelijk schrijven voor volgen. Maar ook mondelinge communicatie is belangrijk. Je kan telefonisch contact hebben met klanten, vergaderingen moeten organiseren en presentaties moeten geven. Duidelijke, effectieve communicatie is hierbij essentieel. Werk aan het verbeteren van niet alleen je spreekvaardigheid, maar ook je luistervaardigheid.
6. Teamwerk
Voor administratieve functies moet je vaak samenwerken met verschillende afdelingen en teamleden. Als jij goed samen kan werken in een team, openstaat voor feedback en anderen ondersteunt, dan heeft dat een positief effect op je carrière. Zo verlopen je werkzaamheden niet alleen soepel, maar draag je ook bij aan een positieve werksfeer.
7. Kritisch denken
Je wordt als administratief medewerker vaak geconfronteerd met onverwachte problemen, die snel moeten worden opgelost. Het vermogen om kritisch te kunnen denken en weloverwogen beslissingen te nemen, is essentieel. Je hebt hiervoor een analytische benadering nodig, maar ook het vermogen om onder druk kalm te blijven.
